Proyecto en marcha: proceso participativo para la elaboración de valores corporativos

por Eugenio Moliní

Uno de los proyectos que estoy llevando es un proceso participativo en un consorcio de entidades públicas, institutos de investigación, instituciones académicas y empresas que están convergiendo en una plataforma común (locales, recursos administrativos, web, intranet, etc) y un centro de trabajo común.

Mi tarea es diseñar y facilitar el proceso participativo que culminará en la formulación de una declaración de los valores según los cuales se regirá la organización que gestionará los recursos comunes. Como no tengo permiso explícito de decir de quién se trata, llamaré a la organización el CPC.

El trabajo previo de preparación con el Director General del CPC, tenía como objetivo definir las Condiciones de Contorno que encuadrarían el proceso. Las más generales de estas condiciones eran: el proceso iba a ser participativo, consultivo e interno.

De acuerdo con su director General, diseñé el proceso participativo en cuatro reuniones:

1)      Una reunión con los mandos intermedios y superiores de las organizaciones que están convergiendo en CPC (unos 20) para hacer un inventario de valores que ellos consideraban dberían y podrían regir el funcionamiento del CPC tras su puesta en marcha. El diseño de esta reunión se basó en los principios del “Appreciative Inquiry” que, resumidamente vienen a decir que es mejor dedicarse a hacer más de lo que funciona bien en lugar de a arreglar lo que no funciona.

Puedes ver en Slideshare la presentación que preparé para poner en marcha el trabajo con los 20 mandos intermedios. No estoy especialmente orgulloso de la presentación, pero es un intento de llevar a los participantes a usar también el hemisferio derecho del cerebro en el trabajo de formulación de una estrategia.  En la presentación uso la metáfora de la bellota, que será un roble si sólo interviene la genética (misión) y las circunstancias (el DAFO p. ej. es un intento de entenderlas). Pero la bellota podrá ser otras cosas (no necesariamente más que un roble, simplemente otras cosas) si interviene la intención. Y la intención es lo que más cuesta de explicitar en un trabajo de elaboración estratégica. Al ser los valores corporativos un elemento intencional de la estrategia, siempre hay un período durante el cual las personas están ante un impasse causado por la conciencia de la responsabilidad que supone tener que tomar decisiones que marcarán el futuro de la corporación y del bienestar de sus gentes. Y este impasse asusta a muchos (por suerte, ya que si no les asustase la responsabilidad serían psicópatas peligrosos). Algunos salen por el otro lado del impasse habiendo tomado decisiones responsables. Otros prefieren hacer declaraciones espectaculares que no compromete a nada. Creo que esta es una de las razones por las que muchas declaciones de valores coporativos nunca pasan a ser valores vividos.

De esta reunión salió un catálogo de posibles valores (18) que sería la base del trabajo futuro en el proceso participativo. Este catálogo de valores serían el orden del día de la reunión plenaria de la que escribo a continuación.

2)      Una reunión en grupo grande, abierta a todos los empleados (unos 150) de las organizaciones que van a formar el CPC y del CPC mismo. El objetivo de esta reunión era que todos los que eligieran participar tuvieran la oportunidad de llenar de contenido estos valores. Se trataba de responder a la pregunta ¿cómo funcionaría la organización si ya funcionase como deseamos?.

Para que las repuestas adquieran el carácter de compromisos inteligentes (SMART), han de estar formulados en términos de afirmaciones, acciones, comportamientos y rutinas que fueran acordes con estos valores. No valen afirmaciomnes del tipo “ser más transparente” o “mostrar respeto por los demás” ya que no cumplen varios de los criterios SMART.

Este procedimiento suele despertar cierta perplejidad ya que muchos no están acostumbrados a la operación mental de hacer “como si” el futuro deseado ya estuviera presente.

Esta eunión es la que facilité a mediados de la semana pasada. Los resultados fueron excelentes y la participación de alrededor del 65% de los empleados invitados. Esto es todo un éxito teniendo en cuenta que la participación era voluntaria y que las actividades ordinarias de los diferentes centros de trabajo y no se pararon.

Hasta aquí hemos llegado ahora. Dentro de unas semanas daremos el siguiente paso:

3)      Una reunión de trabajo con los 20 mandos intermedios y superiores, con el objetivo de condensar las aportaciones del pleno y de afinar las formulaciones de acciones acordes con los 18 valores originales. Estas formulaciones habían de estar formuladas en términos de compromisos inteligentes (SMART).

4)      Una última reunión en la que los mandos intermedios hacían una priorización de estos valores en base a unos criterios que aún están por definir. Estoy trabajando con el Director General y su equipo más cercano para formular estos criterios. Algunos de los más relevantes parecen ser:

  1. Desde el principio de que “mejor hacer más de lo que funciona que arreglar lo que no funciona”, y atendiendo a la realidad de la diversidad cultural de todas estas organizaciones, les he propuesto que elijan aquellos valores (con sus respectivos compromisos inteligentes SMART) que ya tienen en común.
  2. Que no sean más de cuatro, ya que no resulta creíble una declaración con un catálogo de 18 valores, cada uno con entre tres o cinco compromisos de acción.
  3. Que las acciones/compromisos que despliegan los valores tengan alto impacto y bajo coste. La razón de este criterio es que al ser una organización nueva van a estar ocupadísimos con el día a día de acomodarse unas a otras y sin tiempo (ni probablemente presupuesto) para poner en marcha grandes programas aparte del proceso de convergencia.

 Probablemente a finales de abril estará terminada mi parte en este trabajo. Dado que todos los que han querido han tenido la oportunidad de colaborar, se supone que será más fácil que empleados y mandos asuman estos valores. Aunque al final todo dependerá de la calidad de las decisiones que se tomen a la hora de definir las acciones que harán que los valores pasen a ser, además de declarados, vividos.