Formas de organizar las cosas (y las personas)

por Eugenio Moliní

Al poco de llegar los camiones de la mudanza a Brunyola sacamos de las cajas los alrededor de 4.000 libros que Sílvia y yo hemos juntado. En un primer paso, los metimos en las estanterías según salían de las cajas, sin más criterio que diferenciar entre los de trabajo, que irían al estudio, y los que irían al cuarto de estar.

El segundo paso fué organizar los que iban al estudio agrupándolos según el nivel de sistema que enfocaban: lo psíquico, lo personal, lo corporal/organísmico, lo transpersonal, lo espiritual, lo grupal, lo organizacional, lo social, el género, lo multicultural, lo político, la participación, lo global, la sostenibilidad medioambiental, etc. Cortando el pastel en otra dirección teníamos las diferentes orientaciones teóricas o filosóficas: la gestión pura y dura, lo constructivista, lo sistémico, lo gestalt, lo psicoanalítico, lo junguiano, lo reichiano, eneagrama, . Y luego estaban los “libros de consulta” (¿alguien me puede decir porqué los guardamos todavía teniendo la wikipedia?), los generalistas y los especializados, los manuales, los diccionarios, los libros de estilo de seis idiomas, etc.

La organización de los libros del cuarto de estar siguió más o menos los mismos pasos, aunque las categorías fueran otras que en el estudio : literatura española, catalana, sudamericana, anglosajona, europea, del mundo, ciencia ficción, novela negra, comics, arte, sitios, etc. Cortando el pastel de otro modo teníamos los idiomas en los que tenemos los libros (castellano, catalán, inglés, sueco, italiano y francés) que a menudo no coincide con la categoría anterior ya que tenemos traducciones en varias de las combinaciones posibles entre estos seis idiomas.

Podría seguir un rato más hablando de las diferenciaciones y agrupaciones que se nos han ido ocurriendo en los dos sitios, pero con esto basta para llegar a donde quiero llegar. Tanto en el estudio como en el cuarto de estar utilizamos las tres operaciones que se suelen usar para organizar cosas en el mundo físico: agrupar por afinidad, diferenciar y jerarquizar. En los dos casos nos encontramos con una cantidad considerable de libros que no entraban en ninguna categoría. Cuanto más nos esforzábamos por obligarlos a entrar en las categorías previas, más relevancia perdían éstas. Y a pesar de hacerlo, nos quedaba siempre una cantidad que era imposible de categorizar. La tentación de hacer un grupo en la estantería que se llamase “diversos” era grande. Pero antes de hacerlo caímos en que podíamos probar a usar otro criterio central para organizarlo todo.

Decidmos empezar desde cero buscando los libros que más nos han impactado y que nos llevaríamos a una isla desierta. Y hete aquí la sorpresa que nos llevamos: ¡En casi todas las ocasiones coincidían con aquellos que difícilmente entraban en las categorías “objetivas” que acríticamente habíamos aceptado de librerías y bibliotecas! A partir de aquí, la organización de los libros pasó de ser una tarea necesaria a ser una tarea divertida. De agrupar, diferenciar y jerarquizar según categorías (auto)impuestas y “objetivas”, pasamos a usar los criterios subjetivos del interés que cada libro tenía para cada uno de nosotros y la conexión que cada uno de nosotros teníamos con cada libro. Desde luego que hay todavía un montón de libros, la mayoría, que no tienen ningún interés especial para ninguno ni con los que tenemos ninguna relación específica. Estos sí que los hemos categorizado según las categorías “objetivas”.

Esta pequeña viñeta es una metáfora de lo que pasa en organizaciones y empresas cuando empezamos a trabajar con ellos. Se dan cuenta de que las categorías y jerarquías que usan para organizar personas y tareas son un impedimento para conseguir muchas de las cosas que también quieren: la creatividad, la innovación, la conectividad entre personas, la interconexión entre tareas, la transversalidad, la motivación de jefes y empleados, … todo aquello que llena las declaraciones y los informes anuales.

La preparación de un proceso participativo consiste fundamentalmente en ayudar al cliente a poner en paréntesis las categorías y jerarquías habituales para que los que invite al proceso puedan hacer su trabajo siguiendo su ilusión y motivación, estableciendo una relación espontánea  de interés por la tarea. Cuando se dan cuenta se empiezan a imaginar un caos terrible si dejan que las personas sigan su interés en lugar de hacer lo que les viene impuesto. (ver “Participación y caos” ) Pero no hay nada más bello y efectivo que una cantidad de personas que acometen una tarea porque tienen una relación personal con ésta basada en su interés y motivación.

Para que se aplaque el miedo a perder el control que acompaña a las fantasías de caos y sea sustituido por la confianza en que las personas, si se les deja, lo harán lo mejor posible, insisto en que el trabajo de definición de las Condiciones de Contorno es fundamental. En la entrada “El miedo del poder y el poder del miedo” escribí lo siguiente sobre las funciones de las Condiciones de Contorno: 

  1. Distribuir mejor las responsabilidades apoyando a las personas con poder a responsabilizarse de lo que se han de responsabilizar y soltar lo demás. Así disminuye su nivel de miedo y ansiedad.
  2. Aumentar el nivel de transparencia para que los empleados y subordinados sepan los límites no negociables. Abrir espacios en los que se pueda desarrollar un clima de trabajo colaborativo y basado en la confianza.
  3. Alinear el interés y compromiso de empleados y subordinados con la estrategia de la organización, permitiéndo que lo hagan a su modo dentro del espacio delimitado por las Condiciones de Contorno. Si este espacio es demasiado estrecho, no se romperá el ciclo vicioso ya que los empleados no verán la razón de involucrarse. Si son demasiado amplios, el proceso participativo o el equipo chapoteará, y no estará alineado con la estrategia de la organización.