Etiqueta: Tecnología del Espacio Abierto

Enfoque sistémico del cambio organizacional

Hace unas semanas hice este, mi primer Prezi, para estructurar un taller sobre “El enfoque sistémico del cambio cambio organizacional” para los directores de recursos humanos de la Caixa. Se me había olvidado colgarlo. Me gustó mucho hacerlo y estoy satisfecho, sobre todo con la forma de estructurar los contenidos. Encontrarás el Prezi pinchando aquí.

Dejé el Prezi sin path predeterminado para evitar convertirlo en un Powerpoint. Quería conservar la posbilidad de usarlo tal y como funciona mi cerebro: asociando ideas, cambiando de escala mirando al todo y las partes en un proceso fractal, invirtiendo el orden y la causalidad de los procesos, haciendo figura del fondo y fondo de la figura, …

Para el que quiera mirarlo, le recomiendo empezar por los corchetes secantes al círculo grande que hay a las 09.00 horas y seguir en el sentido de las agujas del reloj en todas las escalas.

Lo he recuperado para empezar a preparar el taller “Genuine Participation” que voy a dirigir en Helsingborg en agosto (te puedes bajar el folleto de este taller pinchando aquí). Estoy muy contento de la respuesta que he recibido pra este taller. ya tengo a 20 participantes, casi todos de multinacionales escandinavas como p. ej. IKEA (que tiene su cuartel general cerca de Helsingborg) y SKF.

Rediseñando a última hora la reunión multi-partes sobre el Báltico

Hoy he estado en Naturvårdsverket, la Agencia Sueca de Protección de la Naturaleza, dándole unas vueltas al diseño de la reunión multi-partes para operacionalizarla Estrategia de Desarrollo Equilibrado y Sostenible para el Báltico que la Unión Europea ha formulado. Facilitaré y esta reunión durante el jueves y el viernes (abajo los enlaces a las otras entradas sobre este proyecto).

Analizando hoy la constelación de personas que van a acudir, nos hemos dado cuenta de la necesidad de rediseñar la reunión. Los tres criterios que he utilizado para analizar la constelación son: 

1)      Personas con conocimiento. Entre los participantes tiene que haber la suficiente cantidad de personas con los conocimientos necesarios para poder llegar a soluciones que sean técnicamente posibles.

2)      Personas con interés. Entre los participantes ha de haber la suficiente cantidad de personas con interés en el tema a tratar o el problema a solucionar. El interés de cada participante puede tener diversas fuentes. En unos casos puede  el interés profesional, en otros el interés político, en otros el interés que tienen los afectados negativamente por el problema, y en aún otros casos puede el interés ser el del activista.

3)      Personas con autonomía. Entre los participantes ha de haber la suficiente cantidad de personas con la autonomía necesaria para poder responsabilizarse de las propuestas que hagan e incluso de tomar decisiones en tiempo real. Si hay muchos participantes que vienen como representantes de otros, o tienen que volver a sus organizaciones antes de poder hacer propuestas, la reunión tendrá mucho menor impacto. 

En base a este análisis, hemos visto que la constelación de personas que han confirmado su asistencia tenía otras características de las que creíamos hasta ahora, por lo que hemos tenido que introducir en el diseño elementos nuevos y quitar otros. Sin transgredir la confidencialida que el caso requiere, comparto algunas de las cosas más generales que hemos detectado yq ue nos han hecho introducir cambios en el diseño:

  • Algunos de los participantes son especialistas en algunas substancias tóxicas pero no saben nada de la estrategia. Algunos saben mucho de la estrategia pero nada de los efectos que las diferentes sustancias tienen en el mar. Esto nos ha hecho elegir una forma interactiva y dinñamica de que compartan sus conocimientos, evitando las dinámicas de “cabezas parlantes” y lass reuniones “asamblearias”
  • Hay sólamente un participante que tiene conocimiento de las distintas vías de financiación de los proyectos, por lo que hemos introducido una “parada” (como en el mercado) para que los que a lo largo de las sesiones de trabajo tengan necesidad de consultarla lo puedan hacer.
  • No hay presión para que la “gente importante salga en la foto”, por lo que podemos ir directamente al trabajo sin discursos protocolarios y políticos.

Por supuesto que este trabajo me ha obligado a dejar el estado de “retirada antes de la acción” del que escribí ayer. Espero poder volver a retirarme mañana por la tarde, después de la reunión de mañana en la que daremos los últimos toques a la presentación de las Condiciones de Contorno. Seguiré contando las vicisitudes de este proyecto en entradas sucesivas.

Otras entradas sobre este proyecto son:

2010/04/12    Retirada antes de la acción

2010/02/24    IxVxP>R: preparando la conferencia sobre sustancias tóxicas en el Báltico

2010/02/23   Proyecto artesano 1.0 en marcha: reduccón de sustancias tóxicas en el Báltico

Retirada antes de la acción

Camino de Estocolmo para la reunión de trabajo de dos días sobre la que escribí en estas dos entradas aquí y aquí. Tenemos a 30 participantes confirmados de Suecia, Finlandia, Estonia, Polonia, Alemania, la Comisión Europea, el Comité de Helsinki y otros organismos internacionales. Aún no sabemos si Dinamarca, Letonia, Lituania y Rusia mandarán representantes.

El objetivo de la reunión es operacionalizar en tres pasos la Estrategia de Desarrollo Equilibrado y Sostenible para el Báltico que la Unión Europea ha formulado:

  1. hacer un inventario de los problemas de residuos y vertidos tóxicos que tiene el Báltico
  2. priorizar entre éstos en base a unos criterios que vienen definidos en la estrategia
  3. en base a estaqs prioridades elaborar una propuesta de proyectos de intervención y, en la medida de lo posible definir el país que será responsable de cada proyecto y los que de alguna forma colaborararán en el mismo. 

Los resultados de la reunión serán presentados ante la Comisión Europea para su aprobación y financiación.

Habiendo hecho todo lo posible por preparar y diseñar la reunión, he llegado al punto en el que cualquier intento de mejorar los aspectos técnicos y el diseño de la reunión supondría probablemente una sobre-preparación e irían en detrimento de su eficacia y eficiencia.

Por eso estoy en la fase de “retirada antes de la acción”. En esta fase suelto los aspectos técnicos y procuro centrarme en la actitud, que básicamente consiste en confiar en que los participantes se apoyarán en el diseño que los propietarios y yo hemos hecho para auto-organizarse según sus intereses, sus conocimientos y la autonomía que sus respectivas organizaciones les hayan otorgado para esta ocasión.

Para mantener esta actitud de confianza y transmitírsela a los participantes, me apoyo en los cuatro principios que Harrison Owen, figura central de la intersección entre management y espiritualidad, formuló cuando se inventó los Open Space Technology Meetings:

  1. Empecemos cuando empecemos, será el momento adecuado.
  2. Vengan los que vengan, serán las personas adecuadas.
  3. Suceda lo que suceda, será lo mejor posible.
  4. Acabemos cuando acabemos, será el momento adecuado.

La transparencia a la hora de comunicar las Condiciones de Contorno, el diseño minimalista de la reunión y la actitud que estos cuatro principios ilustran, son las bases sobre las que se asienta toda reunión genuinamente participativa. Iré escribiendo sobre cómo se van desarrollando las cosas a lo largo de la semana.

¿Sirve Open Space Technology para tomar decisiones en grupos grandes?

Entré en contacto con la Tecnología del Espacio Abierto – OST en 1998 en Estocolmo. Tanto me gustó la metodología para llevar reuniones que dos meses después me fuí a Londres para participar en varias reuniones de este tipo y aprender a usarlo. Me colé en las reuniones para el desarrollo estratégico del Tower Hamlets College y Birgit Williams de Dalar International me dejó hacer mis pinitos para entrenarme. Desde entonces he diseñado y facilitado unas 50 reuniones y procesos participativos con la metodología OST.

Harrison Owen, el que se inventó la OST, decidió aprincipios de los 80 no registrar su invento ni protegerlo bajo copyright. En este sentido es un precursor de todo lo que hoy en día ha evolucionado en Creative Commons y Copyleft. Gracias a su generosidad, la metodología Open Space ha evolucionado en varias direcciones, como por ejemplo las Desconferencias y los BarCamp. Esta última es la que se usó en el GobCamp España en Cornellá hace diez días, en donde hice una intervención contando mi perspectiva sobre el manejo de las resistencias al introducir en las organizaciones jerárquicas el funcionamiento en red .

Desde que me vine a España hace año y medio he oído reiteradamente la misma reserva con respecto a la metodología OST: no sirve para tomar decisiones. La he oído entre consultores activos en todos los ámbitos (público, privado o ONGs) y con especialidades varias.

Mi experiencia es que sí que se puede usar la OST para tomar decisiones en grupos grandes. La reunión más grande que yo he facilitado y que llevó a decisiones estratégicamente importantes para la organización fué de 80 personas. Mi experiencia es que las decisiones tomadas en OST siempre son innovadoras, despiertan el entusiasmo y el compromiso de los presentes y son implementadas sin resistencias.

Pero hay que verlo para creerlo ya que va en contra de todo lo que hemos aprendido de que las decisiones eficaces son tomadas por los jefes, asesorados por expertos, en el mejor de los casos tras haber escuchado a los subordinados (o en su caso, los políticos a los ciudadanos). Pero pocos se lo creen ya que pocos han tenido ocasión de verlo y vivirlo. Yo sí que he tenido ocasión de hacerlo en varias ocasiones.

La experiencia de acompañar a un grupo elevado de personas desde la comunicación transparente de las Condiciones de Contorno hasta la toma de decisiones sobre la estrategia de la organización, en un proceso durante el cual conservan su autonomía, es transformadora para los individuos y para la organización.

Quizás sea este potencial transformador el que muchos intuyen, les asusta, y prefieren recurrir a métodos más dirigidos e intervencionistas.

Yo, que he tenido la suerte y el privilegio de haber sido testigo y facilitador en varias ocasiones de procesos de este tipo, no puedo más que animar a los consultores que se dedican a la participación a aprender a diseñar reuniones y procesos participativos en Open Space que desemboquen en decisiones estratégicas. Después de haberlo hecho les costará volver a su forma habitual de trabajar. Caso de que quisieran, cosa que dudo.

Este mayo será en Berlín el 18 World Open Space on Open Space WOSoOS. Animo a todos los interesados a participar y así empaparse de la filosofía OST y aprender la metodología.

Reconexión medioambiental, energética y Africana

Desde fin de año, y sin ninguna intención por mi parte, han empezado a resurgir en mi red de contactos activos las personas con las que trabajé en África del Este 2006 y 2007 en un proyecto de las Naciones Unidas: Gregory Woodsworth, Laurent Coche y Anders Arvidson.  Quizás esto suponga una pre-aviso de algún proyecto allí otra vez en temas medioambientales o energéticos. Aún no veo lo que se está gestano. Me haría mucha ilusión trabajar con estas personas otra vez. Y África es fascinante como lugar de trabajo.

El proyecto en el que colaboramos era el de desplegar una estrategia de suministro de energía en de África del Este. La estrategia había sido definida por los ministros de la Comunidad del Este Africano EAC, estaba alineada con los Objetivos del Milenio, se llamaba “Scaling-Up Energy Services in East África” y constaba de cuatro áreas de intervención.

  1. Acceso a combustibles modernos y cocinas de bajo consumo para las viviendas que aún dependen de la recolección de biomasa para cocinar.
  2. Acceso fiable a energía segura para los pobres de las zonas urbanas y peri-urbanas.
  3. Acceso fiable y seguro a electricidad para refrigeración, iluminación, tecnologías de comunicación y tratamiento de aguas en escuelas, centros sanitarios, hospitales y centros comunitarios.
  4. Acceso a energía mecánica para usos productivos en las comunidades rurales.

La idea es que la imagen nocturna de la región cambie como se ve en estas fotos satélite:

 Mi papel era el de diseñar el proceso participativo que desembocase en un despliegue de la estrategia. El proceso de implementación de la estrategia sigue aún y seguirá hasta el 2020, año en el que ha de estar ejecutada plenamente. Pero desde el punto de vista de mi modesta intervención en el proceso, el punto álgido fue la facilitación de un pleno de trabajo de tres días cuyo objetivo era acordar las áreas de intervención y hacer una priorización conjunta entre todos los actores involucrados en base a tres criterios:

  1. Intervenciones de alto impacto
  2. Intervenciones de bajo coste
  3. Intervenciones escalables a nivel local, nacional y regional en toda la EAC

 A este pleno fueron invitados y acudieron unos 90 participantes: representantes de administraciones locales y nacionales de Uganda, Ruanda, Burundi, Tanzania y Kenya; representantes de la EAC – Comunidad del Este Africano; especialistas en temas energéticos; empresas de suministro y distribución; constructores de instalaciones e infraestructuras; donantes de diversos países de la Unión Europea y de Sudáfrica y representantes de organismos internacionales como el PNUD Programa de la Naciones Unidas por el Desarrollo.

La fase de definición de las Condiciones de Contorno fue larga (6 meses) y complicada ya que era un montón de actores los que se tenían que poner de acuerdo (ver la imagen con todos los logotipos).

La reunión plenaria fue un éxito rotundo. Los testimonios de los participantes eran fantásticos: “Nunca he estado en una reunión tan interactiva como esta en la que las contribuciones de todos hayan sido tenidas en cuenta”. También los resultados fueron impresionantes. En boca de Anders Arvidson: “nunca había visto que las recomendaciones de una reunión participativa hubieran sido aceptados sin casi cambios por el Consejo de Ministros y en tan poquito tiempo ( 4 semanas)”

Si quieres ver la presentación que hice en la apertura de la reunión para explicarles a los participantes el método y la estructura de la misma la verás aquí en SlideShare. Las fotos de reunión participativa que hay en esta presentación no son de este proceso. Para que los participantes viesen cómo sería la reunión mostré las fotos de otro proceso que facilité en Estocolmo en el que la Agencia de Cooperación y Desarrollo Sueca ASDI invitó a representantes de gobiernos del tercer mundo y de agencias internacionales a contribuir en la formulación de una política de inversiones en el campo de la energía que contribuyesen a la disminución de la pobreza en sus países.

Las personas con las que más directamente colaboré en este proyecto de Scaling Up Energy Services in East África fueron:

Gregory Woodsworth que estaba estacionado en Nairobi y era el coordinador de temas energéticos del PNUD ante la EAC (Comunidad del África del Este – el África anglófona). Gregory  es uno de los propietarios de procesos participativos que más admiro ya que al confiar en que los cerca de 90 participantes de la sesión plenaria hicieran un buen trabajo, se estaba jugando mucho. Y se atrevió. Gregory está actualmente en el cuartel general del PNUD en Nueva York y nos tenemos un respeto y admiración mutua por nuestras capacidades profesionales.

Laurent Coche, coordinador regional de programas de energía y contra la pobreza ante la ECOWAS ( Comunidad Económica del África del Oeste – el África Francófona) en donde un par de años antes había llevado un proceso similar. Laurent y yo hemos colaborado en fases posteriores de este proyecto. Entre nosotros se ha desarrollado una cálida amistad. Laurent es ahora el Director Regional de ADEN Services para Africa del Oeste. ADEN es una empresa que se dedica al apoyo logístico a la minería y está estacionado el la República Democrática del Congo. En sus palabras, su trabajo actual está bien, pero no es igual de estimulante intelectualmente como el que tenía en el PNUD.

Anders Arvidson, por entonces en el Stockholm Environmental Institute SEI, investigador y especialista en la conversión de los resultados de las investigaciones en políticas energéticas realistas y sostenibles. He colaborado con Anders en varios de los proyectos que ha llevado. Es uno de los científicos que salen de sus ivestigaciones para convertir la ciencia en políticas sostenibles. Además es uno de los pocos que recurren a la participación de actores múltiples, entre los que se encuentran los científicos, los políticos, etc, para la elaboración de estas políticas. Anders está desde hace casi dos años en Dar Es Salaam, Tanzania, en donde ha montado las oficinas regionales del Stockholm Environmental Institute y el Stockholm Resilience Center para el África del Este.

La actitud del facilitador de procesos participativos

Thomas Herrmann, de Open Space Consulting en Gotemburgo, ha intervenido en el debate del que escribí el 25/11 en este blog. Thomas y yo nos formamos al mismo tiempo como facilitadores de Open Space Technology y en el Genuine Contact Program, del que somos co-propietarios desde hace un par de años.

Thomas cita a Angeles Arrien cuando resume la actitud del facilitador de procesos participativos como sigue: 

  1. Aparece a tiempo y está presente.
  2. Dice la verdad sin enjuiciar, sin culpar, sin avergonzar.
  3. Sigue lo que tiene sentido y corazón.
  4. Se mantiene abierto a los posibles resultados, sin apegarse a ninguno.

Gracias Thomas por recordarme esta cita.

La moda, el diseño y la participación

Hoy he tenido una reunión con Núria Comella que se dedica a la identificación de las tendencias de moda en diversos sectores, al diseño de moda y a la consultoría de producto. Núria ha sido alumna mía en la primera formación que ofrecí en España hace 6 años y ha incorporado lo que aprendió sobre procesos participativos y equipos multi a su trabajo.

Me quería consultar sobre un proyecto que lleva con un cliente. Es muy inspirador oírla hablar, con el entusiasmo que la carateriza, del trabajo que hace formando equipos multidisciplinares en empresas de moda. Con su ayuda, personas de los departamentos de creación/diseño, producción, marketing, comercial y tiendas trabajan juntos en un clima de alto rendimiento y gran creatividad. Esto es único ya que en la mayoría de las empresas estas personas y departamentos trabajan sólamente en serie o en paralelo. Núria les pone además a colaborar sincrónicamente desde la gestación de ideas hasta la comercialización del producto.

Es una profesional de la que oiremos hablar mucho en un futuro no muy lejano, no sólo por el gusto de sus propuestas y creaciones, sino también por lo innovador de los procesos y métodos de trabajo. Me siento muy orgulloso de haberla acompañado un trecho de su camino.

No conozco el campo de la moda, aunque hace unos años trabajé con Svenska Moderådet (Consejo de la Moda de Suecia) diseñando un proceso participativo por el que los creadores y diseñadores de Suecia hicieron un análisis conjunto de los desafíos y oportunidades ante los que se encontraba su profesión, así como de las fortalezas y debilidades competitivas que tenía el ramo en Suecia comparativamente a otros países europeos. Esta análisis fué base de un plan de acción que ha dado los frutos que podemos ver en todo el mundo: los diseñadores suecos están en todas partes y se cuentan entre los de mayor prestigio.

Proceso Participativo del Museu del Suro: damos el siguiente paso

cartel a la entrada de Palafrugell anunciando la reunión del sábado 21 nov 2009

Este sábado facilitamos Teresa Barbena y yo la siguiente reunión participativa, esta vez abierta a todos los vecinos que quieran, para recoger sus ideas sobre cómo quieren que el nuevo Museu del Suro sea. El único problema con estas reuniones totalmente abiertas es que nunca sabes la cantidad de gente que vendrá. En otros proyectos ha sucedido que un día vienen varios cientos y que a otra reunión no vienen más que 25. Esto nos obliga a ser muy flexibles y a no cuajar el diseño de la reunió hasta que veamos la cantidad de personas que vienen. La semana que viene contaré como ha ido y colgaré fotos aquí.

Las gentes de DIANOVA

En este vídeo se presentan los dirigentes de Dianova International, con los que estuve trabajando en Palma la semana pasada. Un grupo fantástico que está haciendo una labor fantástica y reciclándose continuamente. Es la emprendeduría social 2.0.

Estuve hablándoles de participación Genuina y también abrí un espacio de Participación Genuina con el método Open Space Technology (Tecnología del Espacio Abierto) El tema de la reunión participativa que facilité era “Retos y oportunidades ante los que DIANOVA se encuentra a la hora de pasar de ser un suministrador de servicios a también ser promotora de transformación social.”

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